Cuando pensamos en mejorar nuestra productividad con Excel, solemos fijarnos en funciones, fórmulas o tablas dinámicas. Sin embargo, existe una herramienta muy sencilla que puede ahorrar cientos de clics cada semana: la barra de herramientas de acceso rápido.
Aunque muchos usuarios la ignoran, una buena configuración de esta barra puede marcar una gran diferencia en el trabajo diario.
¿Qué es la Barra de herramientas de acceso rápido?
La Barra de herramientas de acceso rápido es una pequeña barra que se encuentra, por defecto, en la parte superior izquierda de Excel. Su principal ventaja es que permanece siempre visible, independientemente de la pestaña de la cinta de opciones en la que estemos trabajando.
Esto significa que podemos acceder a nuestros comandos favoritos con un solo clic, sin necesidad de cambiar continuamente entre pestañas.
¿Qué comandos incluye por defecto?
Normalmente encontraremos algunos comandos básicos como:
- Guardar.
- Autoguardado
- Deshacer.
- Rehacer.
Aunque son útiles, representan solo una pequeña parte del potencial de esta herramienta.
¿Por qué merece la pena personalizarla?
Cada usuario utiliza Excel de forma diferente. Mientras unos trabajan constantemente con tablas dinámicas, otros insertan gráficos, utilizan filtros o ejecutan macros.
La Barra de herramientas de acceso rápido permite reunir en un único lugar todas esas acciones frecuentes.
Algunas ventajas son:
- Reducir el número de clics.
- Evitar buscar comandos en distintas pestañas.
- Mantener siempre visibles las herramientas más utilizadas.
- Aumentar la velocidad de trabajo.
- Acceder rápidamente incluso a comandos poco conocidos.
Cómo añadir nuevos comandos
Personalizar la barra es muy sencillo.
Método 1: Desde cualquier botón de Excel
- Localiza el comando que utilizas con frecuencia.
- Haz clic con el botón derecho sobre él.
- Selecciona Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido.
Desde ese momento aparecerá permanentemente en la barra.
¡Atención!
Hay ocasiones en que no es posible enviar un acción a la barra de herramientas desde el botón secundario. Eso ocurre con las galerías. Por ejemplo, la acción Pegar valores no se puede trasladar a la barra y, en su lugar, se nos sugiere enviar toda la galería a la barra:
Cuando eso sucede deberemos utilizar el siguiente método.
Método 2: Desde las opciones de Excel
También es posible acceder a una configuración mucho más completa.
- Haz clic en la flecha situada al final de la barra.
- Selecciona Más comandos.
- Se abrirá una ventana desde la que podrás añadir prácticamente cualquier comando disponible en Excel.
El desplegable Comandos disponibles en nos permite escoger entre las múltiples pestañas que pueden aparecen en Excel.
Consejo: si sabemos lo que buscamos pero no tenemos la certeza de la barra dónde se encuentra, seleccionamos Todos los comandos.
Además, puedes cambiar el orden de los botones mediante las flechas de subir y bajar.
Comandos muy útiles para añadir
Aunque dependerá del tipo de trabajo que realices, estos son algunos de los más recomendables:
- Pegar valores.
- Orden ascendente y descendente.
- Filtro.
- Formato de tabla.
- Combinar y centrar.
- Inmovilizar paneles.
- Autosuma.
- Administrador de nombres.
- Validación de datos.
- Quitar duplicados.
- Actualizar todo.
- Cámara.
- Formularios.
- Editor de Visual Basic.
- Ejecutar macros.
Muchos de estos comandos requieren varios clics para encontrarlos en la cinta de opciones, mientras que desde la barra estarán siempre disponibles.
¿Sabías que puedes añadir macros?
Una de las características más interesantes es que permite incorporar macros.
Si ejecutas determinadas automatizaciones varias veces al día, puedes asignarlas a un botón de la Barra de herramientas de acceso rápido y lanzarlas con un solo clic.
Es una solución muy cómoda para quienes trabajan con VBA o utilizan procesos repetitivos.
Vale, ¿y como se hace?
Pues de una forma bastante sencilla. Simplemente selecciona Macros en la personalización y aparecerá la lista de macros del libro y aquellas que almacenemos en el libro Personal.xlsb
Acceso mediante el teclado
Existe otra ventaja poco conocida.
Cada botón de la Barra de herramientas de acceso rápido recibe automáticamente un número.
Al pulsar la tecla Alt, Excel muestra esos números sobre cada icono.
Por ejemplo:
- Alt + 1
- Alt + 2
- Alt + 3
Cada combinación ejecutará el comando correspondiente sin necesidad de utilizar el ratón.
Nota: los números se refieren siempre al teclado normal, nunca al teclado numérico.
Si utilizas Excel durante muchas horas al día, este pequeño detalle puede suponer un importante ahorro de tiempo.
¿Sólo puedo poner 9 atajos?
Si la combinación es ALT+número parece que estoy limitado a «sólo» 9 posibilidades. Pues no, podemos tantas acciones como queramos en la barra (Microsoft no especifica si hay un límite). Cuando ya no se pueden visualizar más opciones aparece un menú desplegable (>>). La barra de herramientas de acceso rápido no se puede mostrar en varias filas.
¿Y como accedo con teclado si hay más de 9?
Como hemos visto, las 9 primeras se accede mediante ALT+numero
Las siguientes 9 con la combinación ALT+09, ALT+08 y así sucesivamente hasta el ALT+01.
A partir de ahí, ALT+0A, ALT+0B en adelante.
Consejo: utiliza la barra de herramientas de acceso rápido sólo para las acciones que realizas constantemente. Si tienes una colección importante de acciones que deseas tener a mano, utiliza tu propia pestaña de la cinta de opciones.
¿Se puede mover de sitio?
Sí.
La barra puede colocarse:
- Encima de la cinta de opciones.
- Debajo de la cinta de opciones.
Muchos usuarios prefieren situarla debajo porque queda más cerca del área de trabajo y resulta más cómoda de utilizar. Cuando está situada bajo la cinta de opciones los botones se muestran más grandes y con texto (ocultable).
Exportar e importar la configuración
Otra función muy útil es la posibilidad de exportar la configuración.
Si cambias de ordenador o quieres compartir tu configuración con otros compañeros, Excel permite guardar todas las personalizaciones en un archivo que posteriormente puede importarse en otro equipo.
Así evitarás tener que volver a configurar todos los comandos manualmente.
¿Y cómo se hace?
Pues desde la pantalla de opciones.
¿Y para quitar una acción?
A veces nos hemos visto en la necesidad de utilizar repetitivamente una acción durante un corto período de tiempo. Por ejemplo el acceso a las validaciones de datos o a las reglas de formato condicional. Para ello añadimos temporalmente la acción a la barra.
Una vez dejamos de necesitar esa acción tan «a mano» simplemente con el botón derecho escogeremos la opción Eliminar de la barra de herramientas de acceso rápido. No pide confirmación.
Conclusión
La Barra de herramientas de acceso rápido es una de esas funciones de Excel que pasan desapercibidas, pero que ofrecen un gran aumento de productividad cuando se aprovechan correctamente.
Dedicar apenas diez minutos a personalizarla puede traducirse en miles de clics menos a lo largo del año, un trabajo más fluido y un acceso inmediato a las herramientas que realmente utilizas.
Si todavía mantienes la configuración predeterminada, este puede ser uno de los cambios más sencillos y rentables que puedes hacer para trabajar de forma más eficiente con Excel.
Muy interesante pero, ¿es sólo para Excel?
Pues no, es para las aplicaciones de lo que conocemos como Office: Outlook, Word, Access, etc.
Y la cinta de opciones, ¿también se puede personalizar?
Efectivamente, también podemos añadir grupos y opciones a las cintas existentes. Incluso podemos crearnos nuestra propia cinta de opciones con aquellos comandos más habituales. De la misma forma que se puede exportar las barras de herramientas de acceso rápido, se pueden exportar las cintas de opciones.
Pero eso quedará para otro artículo.
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