En otro artículo ya vimos como utilizar la herramienta reemplazar para localizar caracteres comodín y poder sustituirlos por otros.
En esta ocasión vamos a ver una característica mucho menos conocida: la búsqueda y el reemplazo por formatos.
Imaginemos este conjunto de datos:
Importante: en esta hoja no se aplica ningún formato condicional. Por lo que sea, los colores se han entretenido a pintarlos uno a uno en la cuadrícula. De la misma forma que han puesto en negrita las poblaciones de Cataluña.
Ejemplo 1: queremos quitar las poblaciones en negrita y dejarlas en estilo normal
Seleccionamos las celdas que pueden contener los datos a reemplazar (A4:A23) e invocamos la herramienta de reemplazo desde Inicio → Edición → Buscar y seleccionar → Reemplazar (CTRL+L en español)
Los cuadros Buscar y Reemplazar con los dejaremos en blanco y nos centramos en los botones Formato de la parte derecha. Clicamos en el botón de la fila superior y escogemos el formato que deseamos buscar. En nuestro caso el estilo negrita.
En el botón de Formato inferior escogeremos el formato por el que deseamos sustituir. En nuestro caso, normal.
Al clicar en el botón Reemplazar todos se realizará la sustitución de formato de todas las celdas del rango seleccionado que estuvieran en negrita.
Nota: soy consciente que era tan simple como quitar la negrita de todos pero se entiende que se trata de un ejemplo de uso que podemos complicar tanto como queramos.
Seguimos cambiando cosas en el libro. Ahora vamos a reemplazar un valor cualquiera (47) por otro valor (48)
Empezamos seleccionando el rango sobre el que queremos trabajar (B4:M23) y abrimos la herramienta reemplazar. Escribimos 47 en el cuadro a buscar y 48 en el cuadro reemplazar y hacemos clic en Buscar todos.
¿Y porqué no lo encuentra?
Observamos que, en los cuadros de formato aparece Vista previa. Eso significa que se han establecido formatos a buscar y sustituir (en el paso anterior) por lo que, además de buscar ese valor 47, se ha establecido que su formato debe estar en negrita.
¿Qué aprendemos? Que los formatos son persistentes entre llamadas de reemplazo mientras Excel esté abierto.
¿Cómo quito los formatos?
Si te fijas, ambos botones tienen una pequeña flecha a la derecha con 3 opciones.
Si seleccionamos la última, el cuadro dónde aparecía Vista previa vuelve a mostrar Sin formato establecido
En este momento Excel ya realizaría la sustitución de los «47» que encontrara por el valor «48» (ojo, al no marcar «Coincidir con el contenido de toda la celda» también sustituiría dentro de otras celdas)
Ejemplo 2: sustituir un formato según un patrón por un formato manual
En este caso nos centraremos en las celdas cuyo fondo sea de color rojo para cambiarlas a un fondo de color blanco poniendo la fuente en negrita y cursiva y color de fuente rojo.
Al igual que en el paso anterior seleccionamos el rango dónde queremos reemplazar (B4:M23) y accedemos a la pantalla de reemplazar.
Dejamos las casillas Buscar y Reemplazar con en blanco y nos centramos en los formatos.
Dado que desconocemos el tono exacto del color de fondo empleado, nos resulta un poco difícil acceder a la pantalla de formato y selecciona el color exacto. Pero disponemos de una muestra así que la utilizaremos.
En ese momento el puntero del ratón pasa a mostrar una especie de pipeta al lado de la cruz blanca para seleccionar la celda que tiene el formato que deseamos buscar.
Esta es la pinta que tendrá el puntero en ese momento.
Seleccionamos la celda que contiene el formato que deseamos sustituir y aparece como muestra en el cuadro de formato.
Para determinar el formato que deseamos aplicar clicamos en Formato y aparecemos en la pantalla de formato de celdas dónde estableceremos los formatos deseados (sin color de fondo, negrita cursiva en color de fuente rojo)
Al clicar en Reemplazar todos se produce la sustitución de los formatos manteniendo los valores.
Ejemplo 3: sustituir por otro formato ya establecido
Imaginemos que deseamos que todos los registros que se muestran con fondo amarillo se mostraran con el mismo formato que los de fondo azul.
En este caso, además de Elegir formato de celda de búsqueda, también elegiremos el formato de la de reemplazo.
Cuando reemplazamos todos los que eran de fondo amarillo pasan a fondo azul.
Variante: matizar el formato de reemplazo
(volvemos al punto antes del ejemplo 3)
Una vez seleccionados ambos formatos según patrón de una celda, hacemos clic en formato de reemplazo para hacer un pequeño matiz. En este caso deseamos que los valores que antes estaban en amarillo ahora estén en azul pero con la letra en cursiva.
Al reemplazar todos se han pintado de color azul pero con la fuente en cursiva.
Combinando ambos reemplazos
Imaginemos ahora este conjunto de datos:
Al igual que en el conjunto anterior, los formatos de la columna B se han establecido de forma manual (el usuario, por lo visto, desconoce la existencia de los formatos condicionales).
Resulta que hemos hecho las gestiones pertinentes y todos los clientes que tienen un estado Pendiente deben pasar a Cerrado. Además de cambiar el texto, deberemos cambiar el formato.
Seleccionamos el rango (B3:B27) y accedemos al reemplazo. En la casilla buscar escribimos «Pendiente» y en la casilla reemplazar con escribimos «Cerrado». Después accedemos a ambos formatos y elegimos tanto el formato a buscar (haciendo clic en una celda que diga «Pendiente») como el de reemplazo (haciendo clic en una celda que diga «Cerrado»)
Al Reemplazar todos, se realiza el cambio de todos los «Pendiente» con ese formato de búsqueda por el valor «Cerrado» con el formato de reemplazo.
Ojo: si uno de los registros «Pendiente» hubiera tenido un formato ligeramente distinto (un subrayado, por ejemplo) el reemplazo no lo habría detectado.
Resumen
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