Opciones de cálculo

La actualización de las fórmulas de un libro se realiza en 3 situaciones:

• Al cerrar un libro
• Al cambiar cualquier valor
• Al forzar un cálculo

En ocasiones el cálculo de todas las fórmulas de un libro es algo que puede suponer un trabajo innecesario que cargará nuestro procesador y nos demorará en obtener los resultados.

Imaginemos un conjunto de datos cómo este:

Esta hoja alimenta a otra dónde aparecen los datos de una forma más interpretable:

En esa hoja se visualizan muchos datos pero tenemos pocas constantes. Solo las columnas Cial, IdCli y GC contienen constantes mientras que el resto de la hoja son todo fórmulas.

Cada vez que aparece una nueva combinación de Cial-IdCli-GC es necesario incluir una nueva línea en la tabla lo que provoca el recalculo de todas las formulas de la hoja. Para un conjunto de registros pequeño como este la carga de trabajo es poca pero cuando se tienen algunos miles, el sistema se demora un poco hasta conseguir los resultados. Cabe decir que, hasta que no se haya introducido todas las nuevas combinaciones el resultado es irrelevante.

Para evitar esa demora en el cálculo simplemente desactivamos el cálculo automático. ¿Cómo? Fácil.

En la pestaña de Fórmulas, a la derecha de todo, aparece el grupo Cálculo con un desplegable que contiene distintas opciones.

• Automático. Recalculará siempre todas las fórmulas
• Parcial (antes Automático excepto para tablas de datos). Calculará los datos de las celdas excepto aquellas que estén dentro de tablas de datos
• Manual. Sólo se calculará cuando el usuario lo solicite.

Para forzar el cálculo por parte del usuario se dispone de 2 botones:

• Calcular ahora. Calcula todas las fórmulas del libro. Atajo de teclado: F9
• Calcular hoja. Calcula únicamente la hoja activa. Atajo de teclado: Shift+F9

Nota: cuando se trabaja con la opción Manual, se activa también la opción Volver a calcular el libro antes de guardarlo. Si no deseamos que eso ocurra habrá que acceder a las opciones de Excel, pestaña Fórmulas y, en el grupo Opciones de cálculo, desactivar la opción correspondiente.

Cuando nuestro libro tiene habilitado el cálculo manual y hay cálculos pendientes de realizar, en la barra de estado aparece la leyenda Calcular.

Vemos que las celdas dónde se debería mostrar el comercial y el cliente aparece como #N/D, que no aparecen valores en los meses y que en la parte inferior vemos la palabra Calcular. Para forzar el cálculo en este momento podemos hacer 3 cosas distintas:

• Pestaña fórmulas, bloque cálculo, Calcular todo o Calcular ahora
• Pulsar la tecla F9 o Shift+F9
• Hacer clic en la leyenda Calcular de la barra de estado

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