En este post veremos el funcionamiento de la herramienta Subtotales. Aunque para llegar a ella primero deberemos trabajar un poco los datos que tenemos.
Este es nuestro conjunto de datos. Un conjunto que aparece ordenado por el IdCliente. Resulta que nos están pidiendo que informemos del total de ventas por cada comunidad autónoma.
Si bien sabemos que con una tabla dinámica esto es bastante simple (o una función AGRUPARPOR), en esta ocasión queremos utilizar la herramienta que Excel nos proporciona para insertar subtotales en un conjunto de datos.
El primer problema es que la herramienta precisa que nuestros datos estén ordenados así que empezaremos por aplicar una ordenación por múltiples criterios:
- Comunidad autónoma ascendente
- Provincia ascendente
- Ventas descendentes
Para ello utilizamos el cuadro de diálogo de orden personalizado (Inicio/Edición/Ordenar y filtrar/Orden personalizado). Este es el resultado:
Ahora es cuando invocamos la herramienta de Subtotales desde la pestaña de Datos
Aparece una pantalla, bastante pequeña por cierto (Nota para Microsoft: se puede hacer más grande, que hay pantalla de sobras)
Vemos diferentes cosas a tener en cuenta:
- Para cada cambio en. Indica que campo contiene los valores que deseamos utilizar como reparto.
- Usar función. La función de cálculo que se utilizará en el subtotal.
- Agregar subtotal a. La lista de campos posibles dónde aplicar la función de cálculo.
- Reemplazar subtotales actuales. Elimina todos los que hubiera y aplica el que estemos definiendo.
- Salto de página entre grupos. Permite que Excel, además de insertar el subtotal, añada un salto de página de forma que el siguiente grupo aparezca en la siguiente página. Eso sólo afectará a la impresión del documento.
- Resumen debajo de los datos. Si marcamos la casilla, los subtotales insertados se harán al final del bloque; si no marcamos, al inicio del bloque.
- Botón Quitar todos. Permite eliminar todos los subtotales que hubiera sin insertar ninguno.
En nuestro ejemplo deberemos ajustar el campo de cambio (a CCAA) y ya podremos insertar los subtotales en la hoja. Inicialmente solo detectaremos que en la parte izquierda aparecen los símbolos de esquema 1 – 2 – 3 … n que nos permitirán definir el nivel de detalle que queremos mostrar.
- 1. Sólo veremos el total general
- 2. Veremos los subtotales de primer nivel, contrayendo los registros que contuviera
- 3. Veremos los subtotales de segundo nivel, contrayendo los registros que contuviera
- …
- n-1. Veremos los subtotales del último nivel, contrayendo los registros que contuviera
- n. Veremos todos los registros
Ejemplo de visualización a nivel 2:
Los botones con el signo + permiten desplegar los registros que conforman el subtotal.
Observamos que Excel ha introducido una fila al final de cada comunidad autónoma (ahí dónde cambia el valor) con una función SUBTOTALES del rango adecuado.
Vemos también que una función SUBTOTALES de la fila Total general, a pesar de incluir las celdas dónde se han insertado los otros SUBTOTALES, no los tiene en cuenta.
Ahora bien, si alguna de las celdas de la columna de VENTAS contuviera un error, las funciones SUBTOTALES heredarían dicho error. Si queremos evitar errores podríamos cambiar la función SUBTOTALES por una función AGREGAR.
¿Te has fijado que el total general hace una suma de todas las celdas desde F2 hasta F407 y que no duplica el valor? Eso se debe a que la función SUBTOTALES detecta e ignora los SUBTOTALES que encontrara dentro del rango.
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