En este artículo veremos un ligero repaso sobre las distintas opciones que se pueden establecer sobre una tabla dinámica.
Estando dentro de la tabla dinámica, en la pestaña Analizar tabla dinámica, el bloque Tabla dinámica contiene el comando Opciones.
Nombre de tabla dinámica: personalmente no lo utilizo ya que considero la tabla dinámica como el destino final de los datos y, puesto no no va a ser referenciada en ningún sitio, lo considero innecesario.
Pestaña Diseño y formato
Sección Diseño
Combinar y centrar celdas con etiquetas. Centra el contenido de las etiquetas y, si procede, hace un combinar y centrar del campo.
Sangría de etiquetas. Permite definir cuantos caracteres se desplazará los campos indentados cuando se muestra de forma compacta. A la izquierda con un carácter; a la derecha con cuatro.
Mostrar campos en el área de filtro de informe. Permite decidir como se irán colocando los campos de filtro en la hoja de datos. Si seleccionamos Hacia abajo, luego horizontalmente los campos de filtro se irán añadiendo uno bajo el otro a partir de la celda A1. Si seleccionamos Horizontalmente, luego hacia abajo los campos de filtro se añadirán en la fila 1. Esta opción trabaja junto con la siguiente Campos de filtro por fila/columna. De hecho, el literal cambia en función de la primera selección. El valor por defecto es 0 lo que implica que no hay límite. Si establecemos un valor, será la cantidad de filas o columnas que se rellenarán antes de pasar a la siguiente fila o columna.
Sección Formato
Para los valores de error, mostrar. Lugar dónde definir el texto que deseamos mostrar en lugar de un valor erróneo. Si deseamos mostrar el error, desactivar la casilla.
Para celdas vacías, mostrar. Lugar dónde definir el valor a mostrar cuando la celda esté vacía por falta de datos.
Autoajustar anchos de columna al actualizar. Cada vez que se mueven campos o se cambian valores de filtro la tabla de autoajusta en su anchura de columnas para los nuevos datos. Desmarcando esta casilla no se realizará ningún cambio de anchura.
Mantener el formato de celda al actualizar. Aun no me queda claro el funcionamiento de esta opción. Si sabes cómo funciona, utiliza los comentarios.
Pestaña Totales y filtros
Sección Totales generales
Mostrar los totales generales de las filas. Al activar esta casilla se muestra la columna Total general a la derecha de la última columna.
Mostrar totales generales de columnas. Al activar esta casilla se muestra la fila Total general bajo la última fila de datos de la tabla dinámica.
Sección Filtros
Subtotales de elementos de página filtrados. Esta opción está deshabilitada en mi ordenador y no queda muy claro cuál es su funcionamiento.
Permitir varios filtros por campo. Parece indicar que esta opción permitiría más de un filtro en el mismo campo (por ejemplo, una segmentación de datos y un filtro manual) pero no parece afectarle
Sección Ordenación
Usar listas personalizadas al ordenar. Seleccione o desactive esta opción para habilitar o deshabilitar el uso de listas personalizadas cuando Excel ordena las listas. Desactivar esta casilla también puede mejorar el rendimiento al ordenar grandes cantidades de datos.
Consejo: si queremos deshabilitar la priorización a partir de la lista personalizada, desmarcar antes de llevar los campos.
Pestaña Mostrar
Sección Mostrar
Mostrar los botones expandir y contraer. Cuando se están mostrando más de un campo en la sección filas o columnas podemos decidir si se muestran los botones más o menos que usan para expandir o contraer etiquetas de fila o columna.
Mostrar información contextual sobre herramientas. Si está activada, al pasar por un encima de cualquier celda de la tabla dinámica aparecerá información adicional sobre el dato.
Mostrar propiedades en información sobre herramientas. Parece ser una opción sólo disponible en orígenes de datos OLAP.
Mostrar títulos de campo y filtrar listas desplegables. Permite ocultar los títulos de la tabla dinámica y, al mismo tiempo, quita la posibilidad de filtrar.
Diseño de tabla dinámica clásica. En la versión 2003 de Excel se podían mover los campos directamente a la tabla dinámica. A partir de 2007 se impuso la utilización de la zona de Campos de tabla dinámica. Pero, si somos unos nostálgicos o nos gusta más esa forma de trabajar, podemos activarla con este check.
Mostrar la fila de valores. Característica que, habilitada, hará que, al llevar múltiples campos al área de valores, estos aparezcan como distintas filas de valores. El resultado es equivalente a mover el » ∑ Valores» desde el área de columnas al de filas por encima o por debajo del campo de reparto. Visualización interesante.
Mostrar elementos sin datos en filas o columnas. Permite ocultar o mostrar los elementos de fila o columna que no tengan valores. Parece que solo está disponible para un origen de datos OLAP.
Mostrar etiquetas de elementos cuando no hay campos en el área de valores. Permite mostrar u ocultar etiquetas de elementos cuando no hay campos en el área de valor.
Sección Lista de campos
Las dos opciones siguientes se excluyen mutuamente.
Ordenar de la A a la Z. Los campos de la lista de campos se muestran ordenados orden alfabético ascendente.
Ordenar en orden de origen de datos Los campos de la lista de campos se muestran en el mismo orden en que aparecen en el origen de datos externo.
Impresión
Imprimir botones expandir y contraer cuando se muestran en una tabla dinámica. Permite definir si los botones de expandir y contraer se mostrarán al imprimir una tabla dinámica.
Repetir etiquetas de fila en cada página impresa. Esta opción es la que permite, cuando hemos definido que NO se repitan etiquetas, poder indicar después de un salto de página, el titulo de la etiqueta para saber a que grupo pertenece el registro. Solo es visible en el momento de imprimir.
Establecer títulos de impresión. Cuando las tablas dinámicas ocupan más de una página de alto esta opción permite que se repita la fila de etiquetas en cada página. Equivalente al Repetir filas en extremo superior de la impresión tradicionalresión. No cambia lo que ve en la hoja de cálculo.
Pestaña Datos
Sección Datos de tabla dinámica
Guardar datos de origen con archivo. Esta opción permite que los datos no se almacenen con el libro.
Habilitar mostrar detalles. Opción que permite habilitar el acceso a la exploración en profundidad de los datos mostrando los registros que componen el valor detallado en una nueva hoja de cálculo.
Actualizar los datos al abrir el archivo. Permite que los datos se actualicen automáticamente al abrir el libro de Excel.
Mantener los elementos eliminados del origen de datos
Número de elementos que se devolverán por campo. Sirve para especificar el número de elementos de cada campo que se almacenarán temporalmente en caché con el libro. Hay varias opciones:
- Automático El número predeterminado de elementos únicos para cada campo.
- Ninguno No hay elementos únicos para cada campo.
- Máximo El número máximo de elementos únicos para cada campo. Puede especificar hasta 1.048.576 elementos.
Esta opción (poco conocida) es la que hace que, en ocasiones, nuestros filtros puedan mostrar valores que no existen ya en el conjunto de datos.
Sección Análisis de hipótesis
Habilitar la edición de celdas en el área de valores Permite la edición de valores resumidos en una tabla dinámica OLAP.
Pestaña Textos alternativos
Los títulos y descripciones de título y descripción proporcionan representaciones alternativas basadas en texto de la información contenida en las tablas. Esta información es útil para personas con deficiencias visuales o cognitivas que no pueden ver o comprender la tabla. Un título se puede leer a una persona con discapacidad y se usa para determinar si desea escuchar la descripción del contenido.
Y hasta aquí el repaso de las opciones de una tabla dinámica.
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