Cuando estamos generando tablas dinámicas con el objeto de obtener resúmenes comprensibles lo que ocurre es que, obviamente, nos perdemos parte de la información.
Imaginemos que disponemos de un listado de pedidos de clientes dónde estamos realizando un resumen por cliente y empresa de envío para contar los pedidos que se han realizado con cada combinación.
Este sería un ejemplo del resultado obtenido.
A la hora de obtener la lista de pedidos que componen cada uno de los valores podemos utilizar distintas técnicas.
La más pedestre es irnos a la página dónde se encuentran los datos origen y, sabiendo los valores por los que queremos filtrar, aplicarlos. Eso es lento, engorroso y con una (pequeña) posibilidad de error.
Por suerte Excel nos proporciona la capacidad de que, sobre una celda concreta, podamos hacer clic con el botón secundario y seleccionar la opción Mostrar detalles. Esa acción creará una nueva hoja en el libro dónde aparecen únicamente los registros que componen ese valor.
La diferencia entre esa hoja y el original, aparte de la cantidad de registros mostrados, es que los datos se muestran formateados de forma estándar. Así los campos fecha, que en el original vienen uno separado por barras y otro por guiones, en la hoja de detalles vienen utilizando el separador de fechas de la configuración regional establecida en nuestro ordenador.
Una forma aún más rápida de llegar al detalle es hacer doble-clic sobre el valor.
Más cositas
La capacidad de mostrar detalles (bien por botón secundario, bien por doble-clic) puede ser deshabilitada. En las opciones de la tabla dinámica (botón secundario en cualquier parte de la tabla dinámica, Opciones de tabla dinámica…), en la pestaña Datos, aparece un check dónde podemos determinar si se aplica o no la característica.
En alguna de las últimas actualizaciones (yo lo he detectado en enero de 2025), al crear la hoja de detalles, esta se genera de una forma ligeramente distinta. Se trata únicamente de una cuestión estética y no afecta para nada a la funcionalidad.
- La hoja recibe el nombre de DetalleN
- En la parte superior se muestra una pequeña leyenda explicativa de los datos que se estan viendo.
Una vez hemos terminado de mirar nuestra copia filtrada de los datos, ya podemos proceder a la eliminación de la hoja. En ocasiones me he encontrado que, aunque parezca estamos situados en la hoja, Excel tiene seleccionada otra y, al eliminar, desaparece una hoja que no era (y, ojito, aquí el Deshacer no nos salva). El motivo de esa eliminación se produce cuando tenemos más de una ventana abierta sobre el documento y Excel no ha enfocado correctamente la instancia adecuada.
Peligros de ese botón
Cuando generamos tablas dinámicas basada en una tabla o rango existente, este se «copia» en una capa intermedia. Si nuestros datos de origen no van a variar, podemos eliminar la hoja dónde se encuentran los datos y las tablas dinámicas.
Así pues, podemos tener el libro que acabamos de crear con los datos y la tabla dinámica. Procedemos a eliminar la hoja de datos y enviamos el libro a un colaborador entendiendo que únicamente le mandamos cantidad de pedidos y nada más.
Pero nuestro destinatario sabe algo de tablas dinámicas y lo primero que hace es doble-clic en la celda intersección de totales. El resultado es la creación de una hoja Detalle1 dónde se encuentra con esto:
Resulta que le acabamos de dar, no solo la cantidad de pedidos por cliente y empresa de envío; también le hemos dado el detalle de cada pedido incluyendo el coste y la venta.
Aunque parezca una tontería, ese es uno de los medios de fuga de información más corrientes.
¿Y como evitamos esa fuga?
Pues en las opciones de la tabla dinámica, justo encima de Mostrar detalles encontramos la opción Guardar datos de origen con el archivo. Si desmarcamos esa opción, la copia que enviamos irá sin datos.
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